Архивный отдел

Аппарат архивного отдела

Фамилия, имя, отчество, должность	Телефон	Фамилия, имя , отчество, должность  куратора архивного отдела
Котлова Викторина Фёдоровна - начальник	98902 (добавочный 2163)	Ивлева Ирина Владимировна – заместитель Главы Администрации городского округа Краснотурьинск Телефон: 98902 (добавочный 2148)
Жегалина Наталия Викторовна - старший инспектор	98902 (добавочный 2164)

График работы

Понедельник – четверг с 8.00 до 17.00, Пятница с 8.00 до 16.00 

перерыв с 12.00 до 12.48 час.

Прием граждан по личным вопросам: в понедельник с 8.00-17.00

Положение об архивном отделе Администрации городского округа Краснотурьинск

 

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел Администрации городского округа Краснотурьинск (далее – Архивный отдел) является подразделением Администрации городского округа Краснотурьинск.

1.2. В своей деятельности работники Архивного отдела руководствуются законодательством Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, областными законами Свердловской области, указами Губернатора Свердловской области, постановлениями Правительства Свердловской области, Уставом городского округа Краснотурьинск, постановлениями и распоряжениями Администрации городского округа Краснотурьинск, решениями Думы городского округа Краснотурьинск, нормативными документами и методическими материалами по вопросам архивного дела, правилами внутреннего трудового распорядка, инструкциями по охране труда и противопожарной безопасности.

1.3. Архивный отдел подотчетен Главе городского округа Краснотурьинск.

1.4. Архивный отдел находится в непосредственном подчинении у заместителя Главы Администрации городского округа Краснотурьинск, курирующего общие и социальные вопросы.

1.5. Основной целью деятельности Архивного отдела является выполнение функций в сфере архивного дела в городском округе Краснотурьинск.

1.6. Свою деятельность Архивный отдел осуществляет во взаимодействии с Управлением архивами Свердловской области по организационно-методическим вопросам, с подразделениями Администрации городского округа Краснотурьинск.

2. Основные задачи

2.1. Осуществление на территории городского округа Краснотурьинск полномочий в сфере архивного дела в пределах своей компетенции.

2.2. Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению.

2.3. Комплектование Архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации, имеющими научно-историческое, экономическое, политическое, социальное или культурное значение для населения городского округа Краснотурьинск и Свердловской области в целом.

2.4. Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов представительных и исполнительных органов местного самоуправления городского округа, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие другим организациям и гражданам, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления городского округа Краснотурьинск, организация использования архивных документов, обеспечение прав граждан на доступ к архивным документам.

3. Функции

3.1. Осуществляет хранение

3.1.1. документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия;

3.1.2. документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов государственной власти и организаций, действовавших на территории городского округа и отнесенных к федеральной собственности и собственности Свердловской области;

3.1.3. документов негосударственных организаций, общественных организаций и движений и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в архивный отдел на договорной основе;

3.1.4. документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории городского округа;

3.1.5. фотодокументов, а также при наличии надлежащих условий видеодокументов, отражающих прошлое и настоящее городского округа;

3.1.6. печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;

3.1.7. учетных документов, архивных справочников и других материалов для осуществления практической деятельности Архивного отдела.

3.2. Осуществляет государственный учет документов, принятых в Архивный отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в Управление архивами Свердловской области.

3.3. Осуществляет государственные полномочия Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области.

3.4. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.5. Разрабатывает списки организаций-источников комплектования архивного отдела, представляет их на согласование в Управление архивами Свердловской области и на утверждение Администрации городского округа.

3.6. Организует, в соответствии с законодательно установленными сроками отбор архивных документов организаций-источников комплектования Архивного отдела для постоянного и долговременного хранения, и осуществляет их прием в Архивный отдел.

3.7. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию Архивного отдела записями воспоминаний, материалами видеосъемок знаменательных событий и мероприятий городского округа.

3.8. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в Архивном отделе, в том числе автоматизированные информационно-поисковые системы с целью оперативного использования документной информации.

3.9. Предоставляет муниципальные услуги в соответствии с административными регламентами.

3.10. Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов, хранящихся в организациях источниках комплектования Архивного отдела.

3.11. Осуществляет организационно-методическое руководство работой организаций - источников комплектования Архивного отдела, оказывает им необходимую помощь в вопросах организации и методики работы с документами.

3.12. Рассматривает и согласовывает нормативно-методические документы организаций - источников комплектования Архивного отдела: Положение об экспертной комиссии, Положение об архиве, Инструкции по делопроизводству Администрации городского округа Краснотурьинск.

3.13. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и представление на утверждение экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области, поступившие от организаций- источников комплектования архивного отдела, номенклатуры дел, описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, описи фотодокументов.

3.14. Информирует органы местного самоуправления, другие муниципальные организации о составе и содержании документов Архивного отдела, исполняет их запросы на документную информацию.

3.15. Исполняет запросы юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, выдает архивные справки, заверенные копии архивных документов, выписки из них.

3.16. Исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

3.17. Использует документы Архивного отдела в социально-экономических и культурных целях путем организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, проведение радио- и телепередач, публикаций документов и материалов по ним в периодической печати.

3.18. Рассматривает жалобы, заявления и предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архивного отдела, консультирует их по вопросам розыска архивных документов.

3.19. Проводит мероприятия по улучшению организации документов в делопроизводстве и их ведомственного хранения, по повышению квалификации работников, ответственных за делопроизводство и архив.

3.20. Разрабатывает для внесения в установленном порядке в представительные и исполнительные органы местного самоуправления проекты муниципальных правовых актов в сфере архивного дела.

3.21. Осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами местного самоуправления городского округа, муниципальными организациями, в том числе общественными организациями.

4. Права и обязанности

4.1. Работники Архивного отдела имеют право

4.1.1.запрашивать у подразделений Администрации городского округа Краснотурьинск, предприятий, учреждений и организаций материалы, необходимые для подготовки вопросов, относящихся к компетенции отдела;

4.1.2. иметь бланки с указанием своего наименования, а также печать со своим наименованием для удостоверения архивных справок, архивных копий, выписок, выполненных на основе архивных документов;

4.1.3. представлять Администрацию городского округа Краснотурьинск по всем вопросам, входящим в компетенцию работы Архивного отдела.

4.2. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории городского округа, обязательные для исполнения указания по организации документов в делопроизводстве и работе ведомственных архивов.

4.3. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимые сведения об организации документов в делопроизводстве, о состоянии ведомственных архивов.

4.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках, проводимых Администрацией городского округа и ее подразделениями в пределах своей компетенции, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

4.5. Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью решения вопросов обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу, образовавшихся в деятельности ликвидируемых организаций.

4.6. Вносить на рассмотрение Администрации городского округа Краснотурьинск предложения по развитию архивного дела, участвовать в их рассмотрении.

4.7. Ставить перед Администрацией городского округа Краснотурьинск и областным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в муниципальных и иных организациях.

4.8. Обязанности сотрудников Архивного отдела

4.8.1. действовать в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом и законодательными актами Свердловской области, Уставом городского округа Краснотурьинск, решениями Думы городского округа Краснотурьинск, постановлениями и распоряжениями Администрации городского округа Краснотурьинск и настоящим положением;

4.8.2. исполнять муниципальные правовые акты, указания Главы городского округа Краснотурьинск, а также вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, изданные в пределах их полномочий, за исключением незаконных;

4.8.3. осуществлять полномочия в соответствии с должностными обязанностями в пределах предоставленных им прав.

5. Организационная структура

5.1. Структуру и штаты Архивного отдела утверждает Глава городского округа Краснотурьинск.

5.2. Непосредственное руководство Архивным отделом осуществляет начальник Архивного отдела, который направляет работу специалиста отдела, распределяет обязанности с целью обеспечения выполнения стоящих перед Архивным отделом задач.

Начальник Архивного отдела назначается и освобождается от должности Главой городского округа Краснотурьинск.

5.3. В структуру Архивного отдела входят начальник и старший инспектор. Основными задачами сотрудников архивного отдела являются обеспечение выполнения стоящих перед отделом задач, указанных в пункте 2 настоящего положения.

Организационная структура Архивного отдела представлена в приложении к положению в схеме, отражающей административную подчиненность.

5.4. Работники Архивного отдела назначаются и освобождаются от должности Главой городского округа Краснотурьинск по представлению заместителя Главы администрации городского округа Краснотурьинск, курирующего общие и социальные вопросы.

6. Ответственность

6.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей работники Архивного отдела несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

6.2. Начальник Архивного отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.