История создания архивного отдела

В период Великой Отечественной войны 1941-1945 г.г в поселке Турьинские рудники бывшего Богословского (Карпинского) района был построен Богословский алюминиевый завод.

С его пуском поселок разросся и Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 27 ноября 1944 года был выделен из состава пригородной зоны г.Карпинска свердловской области и преобразован в город областного подчинения – Краснотурьинск (Архивный отдел администрации МО г.Краснотурьинск, дело фонда № 6 архивная копия Указа президиума Верховного Совета РСФСР от 27 ноября 1944 года).

В декабре краснотурьинцы избрали свой первый городской Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет, в структуру которого входил городской архив, а в штатном расписании исполкома на 1946 год была утверждена должность архивариуса (Архивный отдел администрации МО г.Серов фонд Р-260 оп. 1. д.14. л. 1.).

Первым архивариусом была назначена Шарыпкина Галина, которая была освобождена от работы распоряжением председателя исполкома от 24.01.46 № 10.

В связи с утверждением штатного расписания и исполкома государственной штатной комиссией с 1 января 1949 года должность архивариуса была сокращена.

(Администрация МО г.Краснотурьинск, распоряжение исполкома по личному составу от 28 декабря 1948 года).

Распоряжением исполкома Краснотурьинского городского Совета трудящихся от 14 июля 1949 г. № 46 на основании приказа МВД от 20.06.49 г. № 39 заведующей городским архивом назначена Масленникова Вера Ивановна, которой согласно акту от 29 июня 1949 года из Городского отдела МВД передано «совершенно секретное и секретное делопроизводство по ведению и изучению государственных архивов

1. Положение об архивных отделах.

2. Секретное делопроизводство, т.е. директивные указания на 14 листах».

В соответствии с Постановлением Совета министров РСФСР от 02 сентября 1955 года № 1171 административно-хозяйственное руководство районным (городским) государственным архивом осуществлял исполнительный комитет районного (городского) Совета депутатов трудящихся.

Исполнительный комитет районного (городского) Совета депутатов трудящихся обеспечивал районный (городской) государственный архив помещением, оборудованием и инвентарем, а также создает необходимые условия для работы архивов.

В 1958 году Краснотурьинский городской государственный архив располагался в двух комнатах жилого дома по ул.Мамина Сибиряка,14; площадь архивохранилища составляла 38,5 кв.м., протяженность стеллажей 15 м.; комнаты находились на первом этаже, сухие, теплые , с паровым отоплением и электроосвещением.

(Паспорт Краснотурьинского горгосархива, составленный на 01.01.1959 г.).

В 1965 году городской государственный архив переселен в здание исполнительного комитета Краснотурьинского городского Совета депутатов трудящихся по адресу Молодежная,1. Архив площадью 57 кв.м. расположен в цокольной части четырехэтажного каменного здания, имеется 3 окна с укрепленными на них металлическими решетками и закрываются металлическими ставнями, пол бетонный, на стенах и потолке сделана побелка. Отопление центральной, скрытая электропроводка, освещен десятью электрическими лампочками, была смонтирована система охранной сигнализации, установлены металлические стеллажи (302 п.м.)

(Паспорт Краснотурьинского горгосархива, составленный на 01.01.1966 г.).

В данном архивохранилище документы хранятся по настоящее время.

В 50-егоды архивы комплектовались от организаций всех видов. Шло нарастание объема документов, ежегодно создаваемых в учреждениях и организациях страны.

Архивный отдел управления внутренних дел исполкома Свердловского областного Совета депутатов трудящихся в письме «О мерах по упорядочению и использованию архивных материалов периода Великой Отечественной войны 1941-1945 г.г., а также архивов последующих лет, хранящихся в учреждениях, организациях, предприятиях Свердловской области» разъяснил руководителям учреждений, организаций, предприятий Свердловской области необходимость принятия мер по упорядочению архивных материалов за период 1941-1945 г.г., последующих лет (1946-1956 годы), характеризующих дальнейшее развитие народного хозяйства Свердловской области, сохранности архивов профсоюзных организаций: местных и фабрично-заводских комитетов, а в целях выполнения постановления правительства от 07.02.1956 года руководителям необходимо было руководствуясь «Правилами работы архивов учреждений» (издание 1956 года): выделить для хранения архивов соответствующие помещения или места; назначить ответственных лиц за сохранность, упорядочение, учет архивных материалов.

(Письмо Архивного отдела УВД исполкома Свердловского областного Совета депутатов трудящихся от 28.10.57 № 19/458).

13 августа 1958 года Совет Министров СССр принял постановление «об утверждении положения о Государственном архивном фонде Союза ССР и сети центральных государственных архивов СССР». В состав ГАФ СССР включились новые категории материалов и подчеркивалось, что документы ГАФ хранятся не только в государственных архивах, но и в архивах учреждений, организаций, предприятий, кооперативных объединений, общественных организаций. Положение установило юридические основы деятельности ведомственных архивов, их взаимоотношения с органами управления архивным делом, ответственность руководителей учреждений за сохранность, упорядочение и использование документов и зафиксировало сроки ведомственного хранения документов (сроки хранения в архивах учреждений). Постановление СМССР от 04.04.1980 № 294 было утверждено новое Положение о ГАФ СССР.

В октябре 1958 г. Архивный отдел УВД Свердловской области обратился к председателям исполкомов горрайсоветов депутатов трудящихся с просьбой создать необходимые условия в деятельности горгосархивов (ремонт помещений, выделения мебели и т.п.); оказать помощь зав. горгосархивов в проведении совещания с руководителями учреждений и предприятий «О мерах по упорядочению архивных материалов».

(Письмо Архивного отдела УВД исполкома Свердловской области от 01.10.1958 № 19/494).

02 февраля 1959 года начальником Архивного управления МВД РСФСР было утверждено Положение о районном (городском) государственном архиве с переменным составом документальных материалов.

Согласно Положению районный (городской) государственный архив с переменным составом документальных материалов создавался при исполнительном комитете районного (городского) Совета депутатов трудящихся для концентрации и временного хранения документальных материалов государственного архивного фонда Союза ССР, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий района (города), в работе руководствовался законодательством Союза ССР, РСФСР, решениями местных органов власти, «Правилами работы районных государственных архивов, утвержденными приказами начальника Главного архивного управления МВД СССР № 37 от 22 июня 1957 года, методическими указаниями и инструкциями Архивного управления МВД РСФСР, Архивного отдела МВД-УВД и настоящим Положением.

Методическое руководство, контроль за работой и организацию занятий по повышению деловой квалификации кадров районных (городских государственных архивов осуществлял архивный отдел МВД-УВД.

В архиве сосредотачивались документы действующих, упраздненных учреждений, организаций, предприятий, РТС, совхозов и колхозов района (города), а также обнаруженные бесхозные документы, относящиеся к данному району (городу).

На архив возлагались следующие задачи:

- прием от учреждений, организаций и предприятий районного (городского) подчинения документальных материалов, относящихся к его составу и приведенных в порядок в соответствии с Правилами работы архивов учреждений, организаций и предприятий, утвержденными приказами МВД СССР № 360 от 01 июля 1956 г.;

- обеспечение сохранности, учет и приведение в порядок, хранящихся в архиве материалов;

- экспертиза научной и практической ценности документальных материалов и отбор материалов, не подлежащих хранению в городском государственном архиве;

- исполнение запросов учреждений, заявлений граждан СССР и выдача им архивных справок, выписок и копий документов;

- передача документальных материалов по истечении срока хранения в городском государственном архиве в соответствующий государственный архив края, области или его филиал;

- Горгосархив осуществлял контроль за формированием дел в текущем производстве, за постановкой работы архивов учреждений, организаций, предприятий города, состоянием, хранением, сосредоточенных в них документальных материалов и сбором документов не подлежащих хранению.

Позднее Положение о районном (городском) государственном архиве пересматривалось в декабре 1977 года и сентябре 1988 года.

В 1960 г. изменились подведомственность и правовое положение Главного архивного управления: оно было передано в непосредственное подчинение Совета министров СССР и получило название Главное архивное управление при Совете Министров СССР (ГАУ СССР, а позднее Главархив СССР, Росархив).

В течение 1960-1962 г.г. произошла передача архивных органов из состава министерства внутренних дел в ведение Совета министров республики, соответственно Краснотурьинский городской государственный архив стал подведомственным исполкому Краснотурьинскому городскому Совету депутатов трудящихся (с ноября 1977 года – народных депутатов).

В 50-е годы архивы комплектовались от организаций всех видов. Шло нарастание объема документов, ежегодно создаваемых в учреждениях и организациях страны, архивы были загружены – все это осложняло комплектование ГАФ СССР.

Для обеспечения полноценного состава ГАФ СССР и предотвращения засорения госархивов малоценной документацией необходим был всесторонний анализ функций учреждений, организаций и предприятий, состава и содержания создаваемых в них документов, степени отражения этими документами различных сторон жизни.

Вопрос комплектования ГАФ СССР был обсужден на заседании научного совета Главархива СССР в 1959 году, после чего в основу дальнейшей работы по отбору документов для комплектования госархивов был положен критерий значимости учреждения в системе государственного управления в народном хозяйстве, научной и культурной жизни страны.

В 1960 году Главархив СССР разработал и разослал республиканским и областным архивным учреждениям Примерные списки учреждений, организаций и предприятий документы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы СССР.

Учреждения в деятельности которых создается документация, предоставляющая политическую, научную или иную государственную ценность и подлежащие приему на государственное хранение относились к списку № 1 и списку № 2 (Всего 4). На основании Примерных списков областным архивным отделом были разработаны два списка:

список № 1 учреждений от которых принимаются документы в госархивы и список № 2 учреждений, документы которых на государственное хранение не принимаются.

До 1959 года в Краснотурьинском городском государственном архиве в наличии было 20 фондов в которых хранилось 4864 ед.хр. за 1923-1957 годы. Источниками комплектования явились:

- строительного банка

- Волчанской конторы «Гидромеханизация»

- народного суда I участка

- народного суда II участка

- отделов горисполкома (общего финансового коммунального хозяйства, народного образования, социального обеспечения)

- отделения межрайторга

- строительного управления № 1 треста «Свердловскуглестрой»

- подсобного хозяйства ОРСа Богословского рудоуправления

- колхоза «Объединения»

- инспекции госстраха

- жилищно-коммунальной конторы треста «Базстрой»

- родильного дома

- Южно-Заозерского приискового управления

- Волчанской базы хранения оборудования

- городского ЗАГСа

(Паспорт Краснотурьинского горгосархива, составленный на 01.01.59г.)

Согласно Примерным спискам в 1960 годы к источникам комплектования городского архива были также отнесены:

- инспектура центрального статистического управления

- городской отдел культуры

- Рудничный поссовет

- городская плановая комиссия

- Туринское кирпичное производство

- отдел сельского хозяйства

- горком профсоюза работников учреждений

- оргкомитет секции телевидения

- объединенный постройком треста «БАЗстрой»

- Воронцовский поссовет

- Волчанский поссовет

- горторготдел

- горспортсоюз

- городской отдел здравоохранения

(Паспорт Краснотурьинского городского государственного архива, составленный на 01.01.1965г.).

В 1975 году ЦЭПК Главархива РСФСР одобрил «Рекомендации по ведению списков предприятий, организаций и учреждений, документы которых подлежат приему в государственные архивы РСФСР», на основании которых были пересмотрены списки № 1 каждого государственного архива в области. Учреждения в списке стали располагаться в соответствии с классификационной схемой, введенной указанием Главархива РСФСР от 07 июня 1974 года № 2/370. Разделами списка служат названия отраслей народного хозяйства, подразделами названия министерств и ведомств. Внутри подраздела учреждения располагались по соподчиненности.

В 1975 году в Список № 1 источников комплектования Краснотурьинского городского архива добавились:

- Богословский алюминиевый завод и его завком

- Турьинский медный рудник и его рудком

- Богословское рудоуправление и его рудком

- Южно-Заозерский прииск и его прииском

- трест «Базстрой» и его постройком

- редакция городской газеты «Заря Урала»

- городская прокуратура

- управление главного архитектора

- городской комитет профсоюза учителей

- краеведческий музей

- геологический музей

- городской комитет профсоюза медработников.

В [1979] году из списка № 1 были исключены: ЮЗП, трест Базстрой, Богословский алюминиевый завод, документы, хранящиеся в архиве были переданы обратно на предприятия. Предприятие ЮЗП было отнесено к списку № 2.

Позднее из списка № 1 были исключены музеи, прокуратура, народный суд, горкомы профсоюза госучреждений медработников, работников культуры, отдел соцобеспечения, горспорткомитет.

Комплектование архива по отраслям, начатое в 1980е годы сохранилось до середины 90-х годов.

На основе изучения состава и содержания документов, роли учреждений в структуре отрасли в эти годы в списке источников комплектования архива периодически вносились необходимые изменения.

Решениями ЭПК Управления архивами Свердловской области были включены:

- нотариальная контора (протокол от 03.06.83 № 4)

- налоговая инспекция (протокол от 05.11.90 № 8)

- комитет по управлению имуществом (протокол от 18.12.92 № 15)

- комитет по земельным ресурсам и землеустройству (протокол от 24.06.93 № 7)

- комитет по делам молодежи (протокол от 23.09.93 № 11)

- центры занятости населения (протокол от 17.06.94 № 7)

- управление социальной защиты населения (протокол от 19.05.96 № 5)

- отделение федерального казначейства (протокол от 17.05.96).

В 90-е годы в связи с происходящей реформой исполнительной власти, появлением новых хозяйственных структур отраслевой состав и источников комплектования Архивного фонда РФ требовал пересмотра.

На основе Примерного списка организаций, учреждений и предприятий – источников комплектования районных и городских архивов, одобренных ЦЭПК при Росархиве (протокол от 04.05.95 № 2) в 1997 году в архивном отделе были составлены списки № 1 (государственная часть) и 2 (негосударственная часть) источников комплектования и список № 3 потенциальных источников комплектования архивного отдела.

Списки согласованы с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами (протокол от 25.04.97 № 5) и учреждены постановлением Главы города Краснотурьинска от 15.05.97 № 242. В список № 1 входит 34 организации, в список № 2 включены 7 организаций негосударственной формы собственности, в список № 3 включена одна организация.

В 2002 году Управлением архивами Свердловской области был составлен Примерный список учреждений, организаций, предприятий – источников комплектования государственных и муниципальных архивов и архивных отделов, на основе которого был составлен и утвержден Постановлением Главы МО «Город Краснотурьинск» от 30.10.2002 № 995 Список организаций – источников комплектования архивного отдела администрации города. Список содержал 35 организаций, в т.ч. по видам собственности: 

государственных - 13

федеральных - 8

областных - 5

муниципальных - 20

негосударственных - 2.

С 1989 года архивным отделом осуществляется прием фотодокументов, с 1993 года – документов личного происхождения. По состоянию на 01 января 2004 года принято        дел документов личного происхождения и единица хранения фотодокументов.

Хранилище документов по личному составу комплектуется документами по личному составу ликвидированных учреждений города, не имеющих правопреемников.

Исполнительным комитетом Свердловского областного Совета народных депутатов было принято решение от 27.04.91 № 279 «О реорганизации районных, городских государственных архивов в архивные отделы исполнительных комитетов районных, городских Советов народных депутатов».

В соответствии с данным решением исполкомам рекомендовано было рассмотреть вопрос о реорганизации, утвердить положение об архивном отделе.

Постановлением Главы администрации Свердловской области от 10.12.91 № 55 была утверждена и введена в действие следующая схема управления архивным делом в области:

- Управление архивами области (вместо архивного отдела облисполкома)

- заведующие архивными отделами городов и районов.

На основании данных документов, решения Малого Совета Краснотурьинского городского Совета народных депутатов от 16.01.92 № 14 «О структуре администрации города Краснотурьинска» и в целях улучшения управления архивным делом в городе Постановлением Главы администрации г.Краснотурьинска от 25.03.93 № 187 городской государственный архив был реорганизован в архивный отдел администрации города Краснотурьинска и было утверждено Положение об архивном отделе.

Согласно этому Положению архивный отдел входит в структуру администрации города (без права юридического лица). В своей деятельности отдел подчиняется администрации города и областному Управлению архивами.

Архивный отдел временно хранит документы Государственного архивного фонда России, образовавшиеся в деятельности предприятий, учреждений и организаций города, осуществляет межотраслевое руководство архивным делом и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела на территории города.

Деятельность архивного отдела организуется на основе пятилетнего и годового планов развития архивного дела, согласованного с областным Управлением архивами и утвержденных Главой администрации города.

Основными задачами архивного отдела являются:

- Обеспечение сохранности документов ГАФ РФ, хранящихся в архивном отделе, прием на государственное хранение и использование документов в соответствии с Положением о ГАФ РФ.

- Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве предприятий, учреждений и организаций города.

Архивный отдел администрации города возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности Главой администрации города по согласованию с областным Управлением архивами.

Архивный отдел содержится за счет городского бюджета, имеет гербовую печать. Обеспечение помещениями, пригодными для длительного хранения документов, их техническое оснащение, оборудование, охрану, обеспечение транспортом, создание других необходимых для работы архивного отдела, осуществляет администрация города.

В начале 90-х годов в соответствии с проводимой Правительством России экономической реформой и вследствие этого осуществляемой в области программой приватизации государственных и муниципальных предприятий и учреждений возник вопрос о судьбе документов этих предприятий, в т.ч. и по личному составу. В связи с необходимостью сохранения и использования документов по личному составу и в соответствии с Распоряжением Правительства РФ и постановлением Главы администрации Свердловской области «О сохранности архивных документов», постановлением Главы администрации города Краснотурьинска от 12.02.93 № 93 был образован с 1 марта 1993 года муниципальный архив документов по личному составу и было утверждено Положение о городском государственном архиве документов по личному составу; согласно Положению архив документов по личному составу являлся самостоятельным структурным подразделением с непосредственным подчинением архивному отделу, являлся юридическим лицом, финансировался за счет средств городского бюджета и доходов от платных услуг населению.

Практического развитие данное постановление не получило, но на его основании распоряжением Главы администрации города Краснотурьинска от 14.09.94 № 301-р в штатное расписание администрации города в архивный отдел была введена с 15 сентября 1994 года единица специалиста II категории.

С этого времени началось комплектование архивного отдела документами по личному составу ликвидируемых предприятий, организаций и иных организационных структур независимо от форм собственности в случае отсутствия у них правопреемника. Для хранения документов по личному составу было выделено помещение площадью 24 м ², установлены металлические стеллажи, смонтирована охранно-пожарная сигнализация. Помещение располагалось на 4-м этаже здания администрации; пол бетонный, отопление водяное, центральное, освещение электрическое.

В октябре в архивный отдел был принят специалист, который занимался приведением документов по личному составу в должный порядок, готовил и совершенствовал научно-справочный аппарат к документам, выдавал по ним справки социально-правового характера, вел прием граждан.

Согласно акту № 1 приема-передачи документов в другой государственный или ведомственный архив от 01.12.98 документы по личному составу фондов: «Волчанская база оборудования особых поставок», «Турьинское кирпичное производство», «Волчанская контора гидромеханизации» из хранилища документов постоянного срока хранения архивного отдела были переданы в хранилище (архив) документов по личному составу архивного отдела.

В архиве документов по личному составу архивного отдела на 01.01.2004 числилось 15 фондов (в т.ч. один фонд № 6 – объединенный), включающих 2917 дел по личному составу.

(Паспорт архива документов по личному составу архивного отдела на 01.01.2004).

В архивном отделе имеется следующий комплект основных учетных документов, ведущихся раздельно с 1996 года на дела постоянного хранения и по личному составу:

- книги учета поступлений документов;

- списки фондов;

- карточки фондов;

- описи дел;

- паспорта архивного отдела;

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов;

- книга учета фотодокументов;

- книга учета и описания фотодокументов.

На каждый фонд заведено дело фонда.

О первых записях поступлений документов на государственное хранение можно проследить по фондовой книге, начатой 01.июля 1967 года. В 1973 году был заведен «Журнал фондов горархива, в котором, кроме поступления и выбытия дел фиксировались количественные данные по утверждению и согласованию описей и номенклатур дел. С 1996 года заведена новая книга учета поступлений документов, оформленная в соответствии с правилами работы.

Список фондов составлен в 1969 году, пересоставлен в 1981 и в 1995 годах. С 1995 года список фондов ведется в соответствии с установленными требованиями.

Карточки фондов составлены в 1979 году согласно письму Архивного отдела исполкома Свердловского облсовета от 30 января 1979 года № 54 «О заполнении фондовых карточек», пересоставлены по новой форме в 1994 году в соответствии с установленными требованиями.

Архивный отдел имеет следующий научно-справочный аппарат к документам: список фондов, описи дел, картотеки по истории учреждений, административно-территориальному делению, именную картотеку, картотеку фотодокументов.

Ежегодно по состоянию на 1 декабря в архивном отделе составляются «Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования архивного отдела».

Для учета работы с ведомственными архивами в архивном отделе ведутся наблюдательные дела на все учреждения – источники комплектования.

Основными формами использования документов в архивном отделе являются: проведение выставок документов, публикации статей в газете «Заря Урала», выступлении по городскому телевидению и радио.

Для учета запросов учреждений и граждан ведутся журналы регистрации запросов.

Согласно штатному расписанию администрации города Краснотурьинска на 1994 год в архивном отделе утверждены должности:

- заведующего отделом,

- специалиста,

которые с момента вступления в силу Областного Закона «О муниципальной службе в Свердловской области» от 03.04.1996 № 17-ОЗ являются муниципальными.

В настоящее время в архивном отделе работает 2 человека. В 97 архивных фондах за 1929 – 2016 годы отложились 23760 единиц хранения. Наиболее востребованные документы сосредоточены в фондах исполкома Краснотурьинского Совета народных депутатов, Администрации городского округа, Думы городского округа, органа местного самоуправления по управлению муниципальным имуществом «Комитет по управлению имуществом городского округа Краснотурьинск», Управления по архитектуре, градостроительству и землепользованию.

Самым значимым направлением деятельности архивного отдела является работа с организациями-источниками комплектования. В списке источников комплектования отдела входит 21 организация. Результатом данной работы является разработка номенклатур дел в организациях-источниках комплектования архивного отдела, инструкции по делопроизводству, своевременное упорядочение, описание документов.

Особое внимание уделяется оцифрованию архивных документов. Всего архивных документов, переведенных в электронную форму по состоянию на 01.01.2021 составляет 220 дел или 42561 страница.

Архивный отдел предоставляет 2 муниципальные услуги: предоставление архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан, выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей. Ежегодно в архивный отдел поступают от 400-600 запросов от граждан и Пенсионных фондов России

В 2001 году архивный отдел администрации МО «Город Краснотурьинск» был награжден Дипломом и второй премией Правительства Свердловской области за участие в областном смотре-конкурсе архивных органов и учреждений муниципальных образований по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Свердловской области и достигнутые успехи в создании оптимальных условий хранения и повышении безопасности архивных фондов и документов.

В 2004 году был награжден Почетным дипломом Правительства Свердловской области за лучшее проведение работ по обеспечению сохранности и использованию документов Архивного фонда Свердловской области в 2003 году.

В 2010 году архивный отдел Администрации городского округа Краснотурьинск награжден почетной грамотой Управления архивами Свердловской области за 2 место среди участников первой группы в областном конкурсе «Организация экспертизы ценности документов личного происхождения среди архивных органов и учреждений муниципальных образований в Свердловской области».

Свой вклад в развитие архивного дела в муниципальном образовании «Город Краснотурьинск» внесли проработавшие десять лет и более заведующий Краснотурьинским городским государственным архивом с 28.11.1972 по 08.01.1985 год Светлакова Анна Александровна;

с декабря 1991г. по 2009 год - заведующий архивным отделом администрации города Каледина Надежда Алексеевна.

Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов остается главной задачей архивного отдела Администрации городского округа для удовлетворения потребностей населения, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций в архивной информации, в том числе связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.